Introdução
As empresas recebem diariamente dezenas de cartas e
conseguir que a nossa correspondência, em particular, atinja o alvo definido
não é uma tarefa tão fácil como se poderia pensar à primeira vista. É preciso
captar a atenção e, por isso, a criatividade é um dos elementos-chave que não
deve ser descurado. Está provado que uma elevada percentagem das cartas
recebidas pelas organizações nem chega a ser lida. Na maioria dos casos, o
esforço, tempo e dinheiro despendido acaba por não corresponder ao objectivo pretendido.
A feroz concorrência que domina atualmente o mercado obriga a uma
originalidade na apresentação e na linguagem de forma a captar a atenção do
destinatário.
Passo 1 - Escolher
a linguagem correta de uma carta
O que deve fazer
O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:
·
Simples, mas não coloquial. Evite cair no
erro do excesso de confiança. A carta é um meio de transmitir uma mensagem que
substitui a presença física dos interlocutores. Se na presença física se
utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-se o mesmo;
·
Original: A originalidade é essencial para
seduzir o interlocutor. A linguagem utilizada deve ter a capacidade de
surpreender o destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o
receptor da missiva;
Além disso, é indispensável:
·
Ter o cuidado de verificar sempre se não existem quaisquer erros
ortográficos ou gralhas;
·
Usar palavras com força que deem a ideia de ação;
·
Rever os textos de forma a evitar a repetição de ideias e retirar frases
ou adjetivos desnecessários que apenas retiram clareza ao texto;
E é correto escrever:
·
Damos seguimento à sua carta...
·
Espero a sua resposta...
·
Agradeço...
·
Juntamos...
·
Espero...
·
Acuso a recepção...
·
Saudamo-los atentamente...
Não se esqueça de usar a pontuação para dar força
às ideias.
Recorde ainda uma ideia-chave a não esquecer: O tom
de escrita deve soar positivo e confiante. O leitor deve sentir-se motivado com
a mensagem transmitida para que sinta vontade de o contactar em seguida para o
conhecer melhor e aos pormenores do projeto que pretende expor.
O que não deve fazer
Evite a utilização de expressões qualificativas
tais como: atenta, amável, grato, cordiais e sinceros.
O interlocutor poderá pensar que o está a adular para obter qualquer coisa;
Evite o uso frequente do gerúndio, um erro
frequente na linguagem comercial; assim é incorrecto escrever:
·
Dando curso à sua carta...
·
Esperando a sua resposta...
·
Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos...
·
Juntando à presente...
·
Ficando à espera...
·
Acusando a recepção...
·
Saudando-os atentamente...
Para que uma carta ganhe eficácia deverá ter o
cuidado de não cair nos seguintes erros:
·
Excesso de familiaridade: ao tentar escapar
à rigidez e excesso de formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o
destinatário, lembre-se que a correspondência poderá ter que ser lida por
terceiros;
·
A verbosidade e a adulação: a primeira
esconde o verdadeiro conteúdo da carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição
instantânea do leitor. Seja sincero e direto mesmo quando a mensagem é
desagradável;
·
Vocabulário vulgar ou limitado: é preciso
aprender a distinguir entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular
poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter
um efeito negativo. Em caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la.
·
Excesso de confiança: nunca antecipe a
atitude do leitor. Frases como "agradecemos antecipadamente",
"sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de
que..." impõem um critério ou uma decisão ao leitor.
·
Mencionar a sua exclusiva conveniência: evite mencionar o
que lhe convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao leitor.
Passo 2 -
Estruturar a carta
·
Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre
a sua empresa:
·
Logótipo (optativo)
·
Nome completo da empresa
·
Breve identificação da atividade (consultoria, fornecimento de serviços
de telecomunicações. . . )
·
Morada
·
Contactos (telefone, fax)
·
Data: escreve-se exatamente por baixo do
cabeçalho
·
Dados do destinatário: Escrevem-se à
esquerda da folha:
·
Nome
·
Título ou cargo
·
Morada
·
Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve
alusão ao assunto da carta.
·
Saudação: escreve-se sempre à esquerda.
·
Corpo da carta
·
Despedida: tanto pode escrever-se à direita
como à esquerda e compõem-se:
·
do nome completo da pessoa que escreve,
·
do seu título ou cargo,
·
da assinatura: sempre feita à mão, imediatamente a seguir à despedida.
Passo 3 - Escrever
a carta
·
Como iniciar uma carta: No primeiro
parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou
a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo
produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige.
·
O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço
destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a
escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor
compreenda o seu propósito:
·
Explique as vantagens do serviço/produto/projeto que está a promover.
·
A sua carta terá mais sucesso se focar os aspectos positivos e não os
negativos, pois a maioria das pessoas reage melhor a ideias positivas do que a
ideias negativas:
·
Dê mais ênfase ao "É" do que ao "Não É";
·
Diga que a empresa "Pode" e "Irá fazer" e não que
"Não pode";
·
Comece com ação e não com pedidos de desculpa ou explicações;
·
Evite expressões que transmitam factos desagradáveis;
·
Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano (ou no fim
dos parágrafos), em relação às boas notícias (que devem ficar em locais de
destaque);
·
Conceda mais espaço para as boas notícias e menos para as más notícias.
·
Não se esqueça de esclarecer de que forma é que o destinatário poderá
entrar em contacto consigo ou responder à sua missiva.
·
Como terminar a carta: Tal como a
introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco
linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da
sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com
brevidade.
·
Erros a não cometer:
·
Repetições: o excesso de explicações cansa e incomoda, além de tornar a
carta, desnecessariamente, muito mais longa;
·
Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: sem cair num estilo
minimalista procure que os seus parágrafos sejam breves e diretos;
·
Ideias-chave para uma carta
eficaz:
·
Não deve exceder uma página. A mensagem tem que ser a mais breve, clara
e direta possível para não dar lugar a equívocos e evitar o enfado do
destinatário.
·
A carta deve estar dirigida a uma pessoal específica. Se não conhecer
ninguém na empresa, telefone a perguntar o nome e a função.
·
Escreva uma introdução apelativa. Não se esqueça das três funções
básicas de uma abertura: convidar, informar e seduzir.
Passo 4 - Escolher
o papel apropriado
Sempre que alguém abre o correio depara com uma
infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de
qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzento pérola com um papel de
excelente qualidade. Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro
lugar. O objectivo de um papel de qualidade é diferenciar a sua correspondência
da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de
baixa qualidade é o lixo sem sequer serem abertos.
Na escolha do papel verifique se é fabricado
exclusivamente com madeira e com uma textura desagradável. Neste caso, está
perante um papel de fraca qualidade. Se o papel tiver uma elevada percentagem
de pano na sua composição, então trata-se do tipo mais adequado para o seu
mailing.
Quando escolher o papel dê atenção os seguintes
aspectos:
·
O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta
dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito.
·
A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais
adequados.
·
O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade.
Passo 5 - Preencher
o envelope
O preenchimento do envelope também está sujeito a
certas regras:
·
Dados do remetente:
·
Colocar no canto superior esquerdo do envelope
·
Incluir o logotipo
·
Incluir a morada
·
Incluir o contacto (telefone, fax)
·
Dados do destinatário:
·
Colocar no canto inferior direito e incluem:
·
Incluir nome e função do destinatário
·
Incluir nome da empresa
·
Incluir morada
Não se esqueça de verificar se o nome e função da
pessoa a quem dirige a correspondência estão correctos. É muito desagradável e
perde impacto qualquer carta que contenha um erro desta natureza.
Passo 6 - Dobrar e
inserir a carta no envelope
·
Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm);
·
Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope;
·
Verifique se a carta está devidamente assinada;
·
Coloque a carta virada para cima sobre a secretária;
·
Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar
se o vinco não fica torto;
·
Depois dobre o terço superior da carta para baixo;
·
Finalmente, basta inserir a carta no envelope.
Ponto 7 - Avaliar a
eficácia econômica de uma carta
Uma carta elaborada para promover um novo produto
ou serviço é, geralmente, enviada a um número significativo de potenciais
clientes, ultrapassando muitas vezes a centena. Para avaliar se um mailing teve
ou não o efeito pretendido deverá:
·
Calcular o montante investido no mailing, durante um
determinado período;
·
Verificar se houve ou não um aumento das vendas nesse período. É preciso
ter em atenção que existem muitos factores que poderão estar na base de uma
redução das vendas, como por exemplo, o abrandamento econômico de um
determinado país ou região, que nada têm a ver com a qualidade da
correspondência. No entanto, mesmo nestas situações, uma mensagem agressiva
produz sempre efeitos positivos. A carta eficaz promove as vendas;
·
Comparar o aumento das receitas com os custos efetuados com o mailing.
Se as receitas compensarem os custos, então a
mensagem da carta foi eficaz e o método poderá ser aplicado em futurosmailings.
Caso contrário, será necessário repensar o conteúdo da mensagem, a linguagem
utilizada e a apresentação gráfica da carta.
Fonte: http://www.pmelink.pt/manuais/administrativo-e-economato/como-elaborar-uma-carta-comercial-com-eficacia
